Depuis le 2 janvier 2008, le statut d’Opérateur Economique Agréé (OEA) est officiellement entré en vigueur dans l’Europe des 27.
Les procédures relatives aux formalités et modalités d’octroi du statut d’opérateur économique agréé (OEA) sont définies dans le texte n° 07-066 du 19 décembre 2007 publié au BOD (Bulletin Officiel des Douanes) n° 6741 du 24 décembre 2007.
1.1. Le questionnaire d’auto-évaluation
L’administration des Douanes françaises a mis en ligne sur le portail Prodou@ne un questionnaire d’auto-évaluation. Ce questionnaire comprend 93 questions réparties en principaux chapitres :
- organisation de l’entreprise (10 questions),
- le volume d’activité (5 questions),
- le domaine douanier (10 questions),
- le respect de la règlementation douanière (7 questions),
- la comptabilité et le système logistique (17 questions),
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- la solvabilité financière (2 questions),
- les exigences en matière de sécurité et sûreté (17 questions),
- les unités de fret et de transport, les marchandises (21 questions),
- la formation du personnel à la sûreté (3 questions),
- la sous-traitance (1 question)
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1.2. Le formulaire de demande
Le formulaire officiel de la demande est disponible depuis le portail Prodou@ne.
1.3. Le délai d’instruction
Lors de la réception du dossier, l’administration vérifie qu’il est complet. Le délai d’instruction –une fois le dossier considéré complet douane- est de 90 à 120 jours mais la Douane n’étant pas en mesure d’anticiper le nombre et la fluidité des demandes, elle a donc décidé de considérer que dans la période transitoire du 1er janvier 2008 au 1er janvier 2010, le délai peut être porté à 300 jours.
1.4. Les audits
Chaque audit (d’accréditation ou de contrôle) est effectué par les agents de la Direction Générale des Douanes et Droits Indirects (DGDDI). Soulignons au passage que le BOD n° 6741 du 24 décembre 2007 spécifie que les « auditeurs de la douane pourront s’appuyer sur certaines certifications ou audits externes… ».
En conséquence, certaines normes ou agréments tels les normes ISO (entre autres, 9001, 14001, 20858, 28000, et notamment 28001/2007, et enfin 28004), le statut d’agent habilité ou de chargeur connu (transport aérien), le statut d’opérateur sûr (transport intermodal communautaire), le code ISPS (International Ship and Port Security c'est-à-dire le code international pour la sûreté des navires et des installations portuaires) ainsi que le C-TPAT américain (Customs-Trade Partnership Against Terrorism c'est-à-dire l’association Douanes/Commerce contre le terrorisme) (et son partenariat en cours de discussion sous l’égide de l’OMD Organisation Mondiale des Douanes) apportent une contribution très positive à la démarche dans le sens où ils constituent les preuves que l’entreprise postulante a déjà mis en place un certain nombre de process visant à pérenniser un système de prévention et de gestion des risques. Ces normes et agréments sont autant de signes tangibles d’engagements forts et de maîtrise d’un ou plusieurs processus et appréciés comme tels par l’autorité de tutelle.
1.5. Le certificat OEA
Le certificat OEA prend effet le 10ème jour ouvrable suivant sa date de délivrance sans limite de validité. A noter cependant que cet agrément est sujet à un audit de suivi effectué par l’administration des Douanes qui interviendra sous un délai maximum de 3 ans à partir de la date de délivrance du certificat. Enfin, tous les Etats membres de l’UE (27 à ce jour) reconnaissent le certificat OEA.
Sur le plan stratégique, la certification peut s’avérer déterminante et incontournable. Une première réflexion permettra de dégager à la fois le degré de nécessité de s’engager ou non dans cette démarche (le GO/NO GO) ainsi que le délai dans lequel l’entreprise doit s’y engager. Parmi les questions préalables déterminantes à se poser, en voici quelques-unes qui peuvent aider à construire la réflexion :
- La part de l’activité internationale de l’entreprise (export et import cumulés) est-elle en croissance ?
- Quelle est la part de l’activité internationale de l’entreprise (export et import cumulés) ?
- Nombre de sites de l’entreprise dans l’UE à partir desquels elle importe ou exporte à l’international ?
- Etat des relations commerciales avec les USA ?
- Les secteurs d’activité de l’entreprise –ou certains d’entre eux- sont-ils réglementés (normes techniques, de qualité, sanitaires, etc…) ?
- Nombre de certifications existantes ou de normes appliquées dans l’entreprise
- Etat de la concurrence (européenne et mondiale) dans le secteur d’activité de l’entreprise ?
Dans un contexte mondial d’échanges accrus assortis d’obligations sécuritaires de plus en plus drastiques, les avantages induits par ce nouveau statut sont décisifs et nombreux. Nos experts en sûreté, douane, organisation de transport et logistique seront à vos côtés pour vous conseiller au mieux de vos intérêts.
3.1. Notre accompagnement
Dans ce cadre, nos principaux domaines d’intervention sont les suivants :
- information sur la démarche et motivation de l’ensemble des personnes concernées.
- Pré-audit de site
- Mise en place des actions correctives
- Formation de sensibilisation à la sûreté du personnel
- Audit à blanc
- Aide à la rédaction de la demande officielle
- Audits aléatoires et inopinés de contrôle.
3.2. Exemple d’une démarche type en vue de l’obtention de l’agrément OEA
Une démarche en 7 phases :
- Phase 1 :
Fourniture des supports pédagogiques, présentation et commentaires des textes,
mise en exergue des avantages et inconvénients, tour de table des questions et
réponses correspondantes.
- Phase 2 :
A l’issue de cette information, l’entreprise prendra sa décision de poursuivre le processus ou, en cas contraire, de l’arrêter.
- Phase 3 :
Pré-audit du site. Un rapport mettra en évidence les anomalies détectées et
dressera la cartographie des risques. Un plan d’actions correctives sera proposé.
- Phase 4 :
Mise en œuvre des actions correctives.
- Phase 5 :
Formation de sensibilisation à la sûreté
- Phase 6 :
Audit à blanc de validation de l’ensemble du process.
- Phase 7 :
Dépôt de la demande officielle.
La mise en œuvre de la démarche jusqu’à la demande d’agrément incluse est de l’ordre de 3 à 4 mois environ.
Ensuite, la procédure d’octroi est maîtrisée par la seule administration des Douanes et dépend, bien entendu, du nombre de demandes déposées… Dans tous les cas, les Douanes se sont engagées à ne pas dépasser le délai de 300 jours sur une période transitoire (120 jours en période normale).
Actuellement, en période transitoire, il parait raisonnable de tabler sur un délai global moyen de l’ordre de 12 mois pour obtenir la certification à partir de l’initiation de la démarche.
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